【会社員必読】『生産性を高める6つの方法』→ミーティングを減らす・読み書き時間の短縮・上司とのコミュニケーションなど

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同じ時間内に同じ作業をこなしても、たくさん終わらせられる人もいれば、少ししかできない人もいる。理由は、技術的なものももちろんあるが、多くの場合はその生産性にある。

そこで、ジョージタウン大学、ニューヨーク大学、ハーバード・ビジネス・スクールという3つの名門校に在籍歴があり、当時のマサチューセッツ州知事で現在大統領選候補者のミット・ロムニー氏の秘書や政府関連の仕事、さらには数々の論文も手がけてきた究極の“高生産性男”ロバート・C・ポーゼン氏が、生産性を高める6つの方法を伝授する本を出版したので紹介しよう。

1. ミーティングを制限する

物議をかもすような課題を短時間で論議するのは効果的だが、60~90分もかかるようなミーティングは時間の無駄。ポーゼン氏によれば、こういったミーティングは欠席するか、理由をつけて1時間で退席するのがベター。もし自分がミーティングを開かなくてはいけない立場になった場合は、議題に沿って迅速に進められるよう務めよう。ただし、ミーティングが終了する前に必ず、参加者全員が次のステップに賛同しており、締め切りを把握していることだけは確認すべし。

2. 読む時間を短縮する

仕事で渡された資料を隅々まで読むのはやめる。それがもし上司から渡されたものだったとしてもだ。多くの場合、必要なのはほんの一部分なので、自分の仕事に関係のない箇所はサクッと割愛するべし。ただし、新プロジェクトに関する資料など、100%把握すべきものは飛ばしてはならない。なお、Eメールも、1度目を通した時点で返信が必要かそうでないかを見極め、返信が必要な場合はその場ですぐ返そう。

3. 書く時間を短縮する

多くの人は、1文を完成させるのに時間をかけすぎる。生産性を高めるには、まず自分が何を伝えたいかのアウトラインを書き出してから、下書きを作成するといい。簡単に言えば、文法や漢字の訂正は、自分が言いたいことをすべてまとめた完全な下書きができてからやれ、ということだ。

4. 完ぺきにこだわって効率を下げない

ポーゼン氏いわく、「90%で十分なものを、100%にする必要はない」とか。文調を整えることより、重要なポイントを的確に相手に伝えることが重要だ。

5. 上司とコミュニケーションをとる

上司の性格を見極め、何を求めているかを把握する。少なくとも1週間に1度は上司と話し合い、自分がやるべき業務とその重要度を書き出したリストを見せてフィードバックをもらうと良い。こうすれば、自分が、優先度の高いプロジェクトにおいて効果的な結果を得ることができるということを証明でき、問題が浮上してもすぐに上司に報告できる。

6. 時間よりも結果を重視する

物理的にその場にいることが生産性の印だとの考えはもはや遺物。上司に気に入られるために長時間仕事をしなくてはいけないのなら、時間内に仕事を終わらせる必要性はどうなるのか。従業員は、労働時間ではなく結果で評価されるべき。自分自身がこの方針を貫けば、上司の考えも変わるだろう。

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