「エクセルファイルはxlsで送るのが常識」ビジネスメールへの怒りツイートに批判が続出

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ビジネスメールに添付するエクセルのファイル形式について、ビジネスマナー違反を指摘しているツイートが話題になっている。

ファイルの形式がマナー違反?

ツイートの内容は「取引先、エクセルのファイルをxlsxで送ってきたので、契約を取り消す予定。ビジネスではxlsを使うのが常識。Windows Xpで使えないファイルは送ってくるな!」というもの。

 この「ビジネスではxlsを使うのが常識」という内容に、ネット上では「あなたの頭の中は20世紀で止まっているのかな?」「ずいぶんとおえらい方のようだけどお勉強がちょっと足りないようねぇ♪」など批判的な声や、「ギャグだよな」「ネタでしょ?」など信じられないといった声が多数寄せられた。

なぜ批判されているのか

そもそも「xlsx」と「xls」とは何か。どちらもExcelの拡張子だが、「xlsx」は2007年以降のExcelに採用されたもの。

一方、Excel 2003以前の拡張子は「xls」となっている。そのため拡張子が「xlsx」のファイルはExcel 2003以前では開けない。

そういう背景から、ビジネスでファイルを送る場合は、相手先の環境も考え、「xls」に保存し直して送るのがマナーとされていた。

しかし2014年4月にWindowsXPのサポートが終わり、セキュリティ対策がアップデートされないことになって以来、この考え方が変化している。

サポート終了で指摘される脆弱性

サポート終了後もWindowsXP、先述のExcel 2003を含むOffice 2003を使っている会社もある。

しかし2003の「xls」ファイルについては、既存のOfficeを異常動作させる仕掛けが見つかった、「xls」ファイルの脆弱性をつくウィルスに感染したファイルがあるなど、危険性が報告されている。

このセキュリティホールを考えずに旧Windowsを使っている会社こそビジネスマナーに欠けているというわけだ。

セキュリティもメールも思いやり

この他にも、気をつけておきたいメールのビジネスマナーを挙げてみた。

  • 件名は内容がある程度分かるように、かつ簡潔に
  • 長い書き出し、前置きは避ける
  • 1行あたりの文字数は30文字前後に
  • メールの最後に署名(会社名、部署名、住所、氏名、電話番号、メールアドレスなど)を入れる
  • 互いに面識のない複数の人に送る場合はBCCで
  • 添付ファイルがある場合は本文に内容を書く
  • 添付データは重くならないように。事前に相手に確認するのがベター

基本的には受け取った相手のことを考えてメールを作成することが大切。

こうしたメールでの気遣いと同様、セキュリティ対策も相手を思いやる行為と言えそうだ。

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